Categorie HR team

elia





"De herschikte bureaus ondersteunen een nieuwe filosofie"

Het project dat de HR-ploeg van Elia, de beheerder van het hoogspanningsnet in ons land, presenteert, draait om change management tijdens de overgang naar 'Smart Working'. Wat dat veranderingstraject, gestuurd door HR-directeur Wim Strickx, bijzonder maakt, is dat het bijzonder snel is geïmplementeerd – met een strakke timing tussen het begin van het project in februari en de verhuis naar het nieuwe kantoorgebouw eind september – maar ook dat het een verandering in de cultuur en de manier van samenwerken met zich meebrengt – en dat in een omgeving van ingenieurs, van nature zeer rationele mensen.

Het gaat om veel meer dan een 'eenvoudige' verhuis: de inname van een passiefgebouw, een evolutie van een cultuur van individuele bureaus naar een open space en gedeelde werkplekken, plaatsonafhankelijk maken van het werk, de implementatie van nieuwe ICT-tools, en dat zowel op vlak van het materieel als de samenwerking. "Achter die infrastructuurveranderingen en verandering van symbolische elementen zoals het aantal ramen in een bureau, was het doel om de organisatie soepeler en flexibeler te maken", legt Wim Strickx uit. "Dat is een heel nieuwe visie op het samenwerken dat we naar voor schuiven. Gezien de tijd die men ons hiervoor heeft gegeven, was het een echt huzarenstuk."

Brede context

Met een beperkt budget is het team erin geslaagd om een positief verhaal te breien rond het project, om bezorgheden te overwinnen en de onderneming mee te nemen naar de New World of Work. Tijdens de transformatie, gedragen door de HR-verantwoordelijken, was het nodig ook de collega's van IT en communicatie nauw te betrekken. "Het ging er niet alleen om de medewerkers en hun documenten te 'verplaatsen'", getuigt Wim Strickx. "De herschikte bureaus ondersteunen ook een heel nieuwe filosofie. Teams doen samenwerken die elkaar niet elke dag zien, vergt een echte culturele revolutie, in het bijzonder voor ons doelpubliek van ingenieurs. We hebben een hele campagne opgezet om hen de verschillende voordelen duidelijk te maken."

De timing was meer dan uitdagend, aangezien het volledige project moest plaatsvinden tussen februari en december. In februari werden de plannen getekend en werd er inspiratie opgedaan tijdens bedrijfsbezoeken, onder meer bij de FOD Sociale Zekerheid. In maart kwamen de verschillende werkgroepen in actie, en in juni, voor de zomervakantie, waren er verscheidene informatiesessies en werd een speciale nieuwsbrief verstuurd. "We moesten de boodschap overbrengen dat het over veel meer ging dan een verhuis, maar dat er ook nieuwe manieren van werken zouden geïmplementeerd worden. We zijn met vallen en opstaan aan deze reis begonnen", vertrouwt hij ons toe.

De verhuis van Diegem naar Schaarbeek, het symbolische aspect van het project, ging gepaard met een hele gedachteoefening over de mobiliteit van medewerkers. Claire Tomasina, HR Business Partner, vertelt: "De verhuis van Diegem naar Schaarbeek maakte het nodig dat we grondig gingen nadenken over de mobiliteit van onze teams. Onze medewerkers verplaatsen zich niet allemaal op dezelfde manier. Op de nieuwe site is er niet meer dan één parkeerplaats per twee werknemers. We proberen dan ook het openbaar vervoer te promoten en organiseren een pendeldienst van en naar het station van Schaarbeek."

In oktober is iedereen verhuisd en in december hebben we – zoals het hoort – het project afgesloten met een groot inwijdingsfeest. Bovenop de verandering van lokalen, heeft het project ook nadruk gelegd op het milieuaspect: er wordt bijvoorbeeld meer afval gesorteerd in het nieuwe gebouw en in de andere vestigingen. "We hebben ook nagedacht over het welzijn van onze medewerkers. Een positief klimaat creëren gebeurt via kleine dingen, zoals bijvoorbeeld het alle dagen aanbieden van vers fruit", onderlijnt Marianne Celis, HR Business Partner. 

Nieuwe dynamiek

Het project 'Smart Working' in zijn geheel ging gepaard met de duurzame verandering van de werkgewoontes: telewerk bevoordelen, flexibele arbeidstijden, halvering van het papiergebruik en de digitalisering van bepaalde procedures. "De fysieke aanwezigheid is niet langer een noodzakelijke voorwaarde om samen te werken", benadruk Marianne Celis.

De samenwerkingstool Lynck werd gekozen voor de onderlinge contacten. "Vele collega's waren bang om het face-to-face contact te verliezen en zich niet langer een onderdeel van de ploeg te voelen", verduidelijkt Claire Tomasina. "Mettertijd is men de tool heel erg gaan appreciëren. Hij betekent een echte winst in efficiëntie. We hebben ervan geprofiteerd om het gebruik van sociale media een boost te geven. We gebruiken, bijvoorbeeld, Yammer om informatie uit te wisselen. In dit type project is het zeer belangrijk om de juiste tools en een aangepaste telefonieoplossing ter beschikking te stellen. We hebben er ook voor gekozen om komaf te maken met alle vaste telefoontoestellen op de bureaus en een softphone te installeren op elke laptop. Iedereen heeft altijd zijn telefoon bij zich en is steeds bereikbaar."

Een goede wisselwerking met de organisatie is, net zoals de support van het lijnmanagement, een van de sleutels tot het succes. "De juiste ambassadeurs kiezen om een positief beeld uit te dragen is bepalend", zegt Marianne Celis. "Tegelijk moet je bepalen wat er belangrijk is om te behouden, wat de fundamentele waarden zijn voor de organisatie en dergelijke. Om de managers te omkaderen hebben we verschillende ontwikkelpaden uitgewerkt en een aantal seminaries en thematische workshops georganiseerd. Teams van op afstand beheren en de samenhang bewaren vergt een andere vorm van leiderschap. We zijn er ons zeer van bewust sinds het begin."

Succesfactoren? Er zijn er verschillende, onder meer de wil om een positief verhaal te schrijven ondanks de weerstand vanuit de business, en de ondersteuning en betrokkenheid van de ambassadeurs. Claire Tomasina vervolgt: "Het verhaal is nog niet gedaan. We blijven onze teams begeleiden in deze transitie. We moeten steeds voorop lopen, vooruitgaan en het aantal overtuigde collega's doen toenemen." Het nieuwe gebouw, ecologische en zuiniger, speelt ook een rol in de aantrekkelijkheid van de groep. "Het is een mooi uithangbord", besluit Wim Strickx. "Het gebouw laat ons toe de kaart van de innovatie te spelen en een nog meer aantrekkelijke werkgever te zijn. Het is zeker dan we onderweg enkele fouten hebben gemaakt, maar door wendbaar te zijn kunnen we bijsturen. Het positieve klimaat dat we binnengebracht hebben zal ons ook zeker helpen bij toekomstige projecten."