Categorie HR team

K.U. Leuven



Het bedrijf

De Katholieke Universiteit Leuven, opgericht in 1425, is een Vlaamse universiteit met een katholieke inspiratie en een internationale gerichtheid. Ze heeft het statuut van vrije instelling. Als universiteit is ze een wetenschappelijke instelling waarin grensverleggend onderzoek en kennisoverdracht essentieel en complementair zijn.

De context

De universiteitscultuur van de KU Leuven veranderde mee met de veranderende subsidiestructuren. Het gros komt nu niet meer uit overheidssteun (42%), maar wel uit competitieve fondsenwerving (58%). De KU-Leuven is bovendien een sterk gedecentraliseerde organisatie, met verschillende organisatorische en beheerstructuren en een zwakke hiërarchische structuur, zonder echte HR- en managementexpertise in de verschillende afdelingen. In een poging om toch bij te dragen tot een coherente organisatie werd het HR-departement sterk gecentraliseerd en gestructureerd en werden de HR Managers als business partner geïntroduceerd. Zij opereren vanuit 4 teams personeelsbeheer die elk zijn toegewezen aan een coherente groep faculteiten, departementen, instituten of diensten, wat meteen ook resulteert in vlot HR-contact met de personeelsleden. Ze worden bijgestaan door een rekruteringsteam, een training & development team en een adviseur voor de internationale staf. Daarnaast is er ook nog een gespecialiseerd HR-team voor de ongeveer 1000 professoren, een team salarisadministratie, infobeheer en een stafdienst met specialisten. Als gevolg van deze nieuwe organisatie dienden uiteraard ook innovatieve en effectieve HR-processen geïmplementeerd. Uit de talrijke vragen voor ondersteuning vanuit het werkveld blijkt dat de materie leeft en dat er HR-progressie wordt gemaakt.

Project: Organization and function design (OFD)

Als de KU Leuven haar groei goed willen managen en een universiteit van wereldklasse wil worden dan moet het haar interne structuren en processen professioneler maken dan voorheen. Voor het HR-team betekende dit de ontwikkeling en implementering van een algemeen HR-raamwerk met (HR)basisprocessen (zoals beloning), maar ook met carrière- en talent management, enzovoort. Dit raamwerk wordt vervolgens gebruikt om alle traditionele HR-processen te introduceren in een omgeving die hier maar weinig ervaring mee heeft. Er werd daarom ook een HR-woordenboek ter beschikking gesteld en de HR-teams deden voortdurend aan HR-bewustwording in hun groep.

Volgende stappen werden gevolgd:
• Tegelijkertijd werd er een algemeen HR-kader ontwikkeld voor de hele universiteit én er werden locale HR-units georganiseerd.
• Met OFD werd verder gebouwd op het jobclassificatiesysteem van 2000-2003.
• Om tot OFD te komen, werd in verschillende verwante afdelingen tegelijkertijd (out-of-the-box) nagedacht over missie, structuur en strategische doelstellingen. Zo wou men inzicht verwerven in onvolkomenheden en mogelijkheden tot synergie.
• Vanuit de organisatorische vormgeving is men vervolgens tot een set algemene functies gekomen, gegroepeerd in functiefamilies. Dat vormt meteen het vertrekpunt voor performance en carrièremanagement.

Resultaten:
• OFD is de basis voor alle beslissingen op gebied van loon of promotie. Het leidde tot transparantie, interne gelijkheid en mogelijkheid tot vergelijking met de externe markt (d.m.v. Hay gradings)
• OFD wordt ook gebruikt voor rekrutering, interne mobiliteit en carrièrebegeleiding.
• Voor Ph.D-onderzoekers, die slechts tijdelijk bij de universiteit blijven, werd een competentieprofiel ontwikkeld gebaseerd op de verwachtingen van de externe arbeidsmarkt (met advies en opleidingsmogelijkheden).
• Het OFD-project loopt nog steeds verder maar er is alvast een HR-gedragsverandering in de organisatie.

In cijfers:
  • FTE: 8400
  • Aantal HR-medewerkers: 58
  • Opleidingsdagen per werknemer per jaar: niet beschikbaar
  • % retentie 2007/2008: + 197
  • Tevredenheidsenquête? Ja