Categorie HR TEAM de l'annee

Elia





Une refonte des bureaux qui soutient une nouvelle philosophie

L'équipe RH d'Elia, le gestionnaire du réseau de transport d'électricité en Belgique, présente son projet d'accompagnement du changement pour un passage au « Smart Working ». Piloté par Wim Strickx, son DRH, ce chantier de transformation a pour spécificités d'avoir été très vite implémenté – avec un timing serré entre le début du projet, en février, et le déménagement dans le nouveau bâtiment, à la fin septembre – et d'inclure un changement de culture et de manières de travailler ensemble, dans un milieu d'ingénieurs, par nature très rationnel.

Il s'agit bien plus que d'un simple déménagement: installation dans un bâtiment passif, évolution d'une culture de bureaux individuels à l'open office et des bureaux partagés, déspatialisation du travail, implémentation de nouveaux outils ICT, tant au plan matériel que collaboratif… De la secrétaire au directeur, plus personne n'a son propre espace cloisonné. « Derrière ces changements d'infrastructure et des éléments symboliques comme le nombre de fenêtres, le but était de rendre l'organisation plus souple et plus flexible, explique Wim Strickx. C'est une toute nouvelle vision du travail en commun que nous visions. Vu le temps qui nous a été donné, cela a été une vraie montagne russe. »

Contexte global

Avec un budget limité, l'équipe RH est parvenue à construire une histoire positive autour du projet, à dépasser les craintes et résistances et à inscrire l'entreprise dans le Nouveau Monde du Travail. Portée par les RH, cette mue a également nécessité une forte implication des départements communication et IT. « Il ne s'agissait pas seulement de 'déplacer' les collaborateurs et les documents, appuie Wim Strickx. La refonte de nos bureaux va soutenir une nouvelle philosophie. Faire collaborer des équipes qui ne se voient plus tous les jours constitue une vraie révolution culturelle, en particulier pour un public cible d'ingénieurs. Nous avons réalisé toute une campagne pour en expliquer les différents avantages. »

Le calendrier a été plus que challenging, puisque tout le projet a été bouclé entre février et décembre. En février, les plans ont été dessinés et différentes visites d'inspiration ont eu lieu, notamment au S.P.F. Sécurité Sociale. En mars, plusieurs groupes de travail se sont mis à la tâche. En juin, avant les congés d'été, il y a eu différentes sessions d'information, ainsi que des newsletter dédiées. « Il fallait faire passer l'idée que c'était bien plus qu'un déménagement, mais d'autres manières de travailler qui allaient se mettre en place. Le voyage a commencé avec des hauts et des bas », confie-t-il encore.

Le déménagement de Diegem à Schaerbeek, aspect emblématique du projet, s'est accompagné de toute une réflexion sur la mobilité des collaborateurs. Claire Tomasina, HR Business Partner, commente: « Nos collaborateurs ne se déplacent plus de la même manière. Sur le nouveau site, il n'y a plus qu'une place de parking pour deux personnes. Nous essayons également de promouvoir les transports en commun, notamment en organisant des navettes depuis la gare de Schaerbeek. »

En octobre, tout le monde a déménagé et en décembre, une pendaison de crémaillère clôturait le projet comme il se doit. Outre le changement de locaux, le projet a mis l'attention environnementale au premier plan, le tri des déchets a été accru, dans le nouveau bâtiment, comme dans les autres antennes. « Nous avons également réfléchi au bien-être de nos collaborateurs. Créer un climat positif passe par des petites choses, ils peuvent, par exemple, se servir de fruits frais tous les jours », soutient Marianne Celis, HR Business Partner.

Nouvelle dynamique

Chantier total, le projet « Smart Working » s'est accompagné de modifications durables des habitudes de travail: davantage de télétravail, des horaires flexibles, ainsi que d'une réduction de 50% du papier utilisé et d'une digitalisation de certaines procédures. « La présence physique n'est plus forcément nécessaire pour collaborer ensemble », insiste Marianne Celis.

L'outil collaboratif Lynck a été choisi pour maintenir le contact. « Beaucoup de collègues avaient peur de perdre le contact en face to face et de ne plus se sentir part intégrante de l'équipe, révèle Claire Tomasina. Avec le temps, l'outil est très apprécié. Il permet un vrai gain d'efficacité. Nous en avons profité pour doper notre usage des réseaux sociaux. Nous utilisons, par exemple, Yammer pour échanger des informations. Dans ce type de projet, mettre à disposition les bons outils, ainsi qu'une téléphonie adaptée est une partie très importante. Nous avons ainsi fait le choix d'éliminer tous les appareils fixes sur les bureaux et d'installer un softphone sur chaque laptop. Chacun a toujours son téléphone avec lui et peut être joint à tout moment. »

Trouver les bons relais dans l'organisation est également une des clés de succès, de même qu'obtenir le support du management de ligne. « Choisir les bons ambassadeurs pour porter une vision positive est déterminant, défend Marianne Celis. En parallèle, il faut s'interroger sur ce qui est important à garder, quelles sont les valeurs fondamentales pour l'organisation etc. Pour encadrer les managers, nous avons organisé différents trajets de développement, ainsi que des ateliers et des workshops thématiques. Gérer des équipes à distances et maintenir la cohésion demandent une autre forme de leadership. Nous y sommes sensibles depuis le début. »

Parmi les facteurs de succès, on peut citer la volonté de parvenir à une histoire positive malgré certaines résistances business, le soutien et l'implication des ambassadeurs. Et Claire Tomasina d'ajouter: « L'histoire n'est pas finie, nous allons continuer à accompagner nos équipes dans cette transition. Il faut toujours aller de l'avant, progresser et augmenter la masse de collègues convaincus dès le départ. » Plus écologique et économique, le nouveau bâtiment joue aussi dans l'attractivité du groupe. « C'est une belle vitrine, conclut Wim Strickx. Il nous permet de jouer la carte de l'innovation et d'être un employeur plus attirant. Il est certain que nous avons commis quelques erreurs, mais être agiles permet d'y répondre. Le climat positif que nous avons instauré va sûrement nous aider dans d'autres projets. »