Categorie HR team de l'annee

K.U. Leuven



L’entreprise

La KUL - Katholieke Universiteit Leuven -, fondée en 1425, est une université flamande d’obédience catholique et de dimension internationale. Elle dispose du statut d’institution libre. En tant qu’université, elle représente une institution scientifique au sein de laquelle la recherche et le transfert des connaissances sont essentiels et complémentaires.

Le contexte

La culture universitaire de la KUL a évolué au gré des changements des structures subsidiantes. La majeure partie des rentrées ne proviennent plus du soutien des autorités (42%) mais bien de levée de fonds privés (58%). La KUL est par ailleurs une structure fortement décentralisée, dotée de plusieurs structures de gestion et organisationnelles et d’une faible structure hiérarchique, sans réelle expertise en RH ni en management dans ses différents départements. Afin de tendre vers une organisation plus cohérente, le département RH a été très centralisé et structuré et les HR Managers ont été positionnés en tant que Business Partners. Ils travaillent dans 4 équipes qui sont chacune consacrées à un groupe cohérent : les facultés, les départements, les instituts et les services. Cette approche permet un contact fréquent et facile avec les membres du personnel. Ils sont assistés par une équipe chargée du recrutement, une équipe chargée de la formation et du développement et d’un conseiller pour le staff international. Il y a également une équipe spécialisée pour le millier de profeseurs que compte l’université, une équipe chargée de l’administration des salaires, de la gestion de l’information et un pool de spécialistes. Conséquence logique de cette nouvelle organisation : des processus RH innovants et efficaces à mettre en oeuvre. Les nombreuses demandes de soutien émanant du terrain indiquent que la matière RH est bien vivante et qu’elle est en progrès !

Projet : Organization and function design

(OFD)
Pour bien gérer sa croissance et devenir une université de rang mondial, la KUL doit revoir ses structures internes et développer des processus plus professionnels qu’auparavant. Ceci impliquait pour le HR Team le développement et l’implémentation d’un plan global RH dotés des processus de base (la rémunération, par ex.) mais aussi de la gestion des carrières et des talents, etc... Ce plan est ensuite utilisé dans le cadre du lancement de tous les processus traditionnels dans un environnement peu expérimenté en la matière. C’est pour cette raison qu’un lexique RH a été mis à disposition et que les HR Teams se consacrent en permanence aux activités de sensibilisation au sein de leur groupe.

Les principales étapes du projet :

• Simultanément, développement du plan global RH pour toute l’université et organisation des unités RH locales.
• Enrichissement du système de classification des fonctions créé en 2000-2003
• Pour aboutir au projet OFD, plusieurs départements ont travaillé simultanément sur la mission, la structure et les objectifs stratégiques de l’organisation. L’objectif était de réfléchir sur les imperfections et sur les possibilités de synergie.
• La structure organisationnelle a permis d’élaborer un ensemble de fonctions générales, regroupées en familles de fonctions. Ceci constitue le point de départ de la gestion des performances et des carrières.

Résultats :
• OFD est la base de toutes les décisions en matière de rémunération ou de promotion. Cela garantit la transparence, l’équité interne et la possibilité de se comparer au marché externe (Hay gradings par ex)
• OFD est également utilisé pour le recrutement, la mobilité interne et l’accompagnement de carrière.
Pour les doctorants, qui ne restent à l’université que pendant une période déterminée, un profil de compétences basé sur les attentes du marché du travail a été développé (intégrant un conseil quant aux possibilités de formation).
• Le projet OFD est toujours en cours mais il y a déjà un réel changement en matière de comportement RH au sein de l’organisation.

En chiffres:
  • ETP : 8400
  • Effectif RH : 58
  • Nombre de jours de formation par collaborateur par an : non disponible
  • Taux de rétention 2007/2008: + 197
  • Enquête de satisfaction ? Oui